Апостилювання рішення суду та документів ДРАЦС

Розповідаю з якими проблемами стикаються люди при спробі апостилювати документи самостійно та як їх уникнути

Беру на себе всю процедуру - від отримання дублікатів до передачі готових документів з апостилем

Три прості кроків від перевірки документів до отримання апостиля - ви тільки надаєте інформацію

Апостилювання здається простою процедурою, але помилки коштують часу та можуть призвести до відмови іноземних органів

Якщо ви плануєте використовувати українські документи в країнах Гаазької конвенції - вони повинні бути апостильовані

10 років я допомагаю українським сім'ям вирішувати найскладніші питання сімейного права - з турботою, професіоналізмом і результатом

Відповіді на найпоширеніші питання про процедуру, строки та вартість апостилювання

Читайте мій блог — практичні поради, покрокові інструкції та відповіді на складні питання

Зібрала для вас повну інформацію про процедуру, документи, строки та законодавчі нюанси

Що таке апостиль

Апостиль — це спеціальний штамп встановленого зразка, який засвідчує справжність підпису, якість особи, що підписала документ, та автентичність печатки або штампа на офіційному документі. Проставлення апостиля робить український документ юридично чинним на території іноземних держав без необхідності додаткової консульської легалізації.

Процедура апостилювання документів регулюється Гаазькою конвенцією 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Україна приєдналася до цієї конвенції у 2002 році, і з 22 грудня 2003 року апостиль, проставлений в Україні, визнається у понад 125 державах світу.

Апостиль проставляється на окремому аркуші, який скріплюється з документом, або безпосередньо на вільному місці документа. Штамп має стандартизовану форму та обов’язково містить найменування держави, прізвище особи, яка підписала документ, її посаду, найменування установи, печаткою якої скріплено документ, місце та дату проставлення апостиля, найменування органу, що проставив апостиль, а також номер апостиля.

Для чого потрібен апостиль документів

Апостилювання документів необхідне кожному, хто планує використовувати українські офіційні документи за межами України. Найчастіше потреба в апостилі виникає у таких випадках:

• оформлення шлюбу з іноземцем або реєстрація шлюбу за кордоном
• підтвердження розірвання шлюбу в іншій державі
• возз’єднання сім’ї та оформлення візи для членів родини
• отримання посвідки на постійне або тимчасове проживання
• оформлення громадянства іншої держави
• реєстрація народження дитини, народженої за кордоном
• працевлаштування в іноземній компанії
• вступ до іноземного навчального закладу
• придбання або продаж нерухомості за кордоном
• відкриття банківського рахунку в іноземному банку
• оформлення спадщини за кордоном
• судові процеси в іноземних юрисдикціях

Без апостиля документи українського походження не матимуть юридичної сили в країнах-учасницях Гаазької конвенції. Це означає, що державні органи, суди, нотаріуси та інші установи іноземної держави не зможуть прийняти та визнати ваш документ.

Які документи можна апостилювати

Апостиль проставляється виключно на офіційних документах, виданих уповноваженими органами України. До таких документів належать:

Документи органів ДРАЦС:

• свідоцтво про народження
• свідоцтво про шлюб
• свідоцтво про розірвання шлюбу
• свідоцтво про смерть
• свідоцтво про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові)
• витяги з Державного реєстру актів цивільного стану

Судові документи:

• рішення суду про розірвання шлюбу
• рішення суду про усиновлення
• рішення суду про позбавлення батьківських прав
• рішення суду про встановлення факту (народження, смерті, родинних відносин)
• рішення суду про визнання батьківства
• ухвали та постанови судів
• витяги з судових справ

Нотаріальні документи:

• довіреності
• заяви
• згоди
• договори
• заповіти
• копії документів, засвідчені нотаріально

Апостиль на рішення суду про розлучення

Апостилювання судового рішення про розірвання шлюбу є однією з найпоширеніших послуг для клієнтів, які планують використовувати документи про свій сімейний стан за кордоном. Рішення суду про розлучення, що набрало законної сили, є повноцінним документом, який підтверджує припинення шлюбу, і не потребує додаткового отримання свідоцтва про розірвання шлюбу в органах ДРАЦС.

Для проставлення апостиля на судовому рішенні про розлучення необхідно дотримуватися певних вимог. По-перше, рішення суду має набрати законної сили. По-друге, на рішенні має бути оригінальний підпис судді та гербова печатка суду. Якщо ви маєте лише копію рішення з печаткою «Копія», для апостилювання потрібно отримати належним чином завірену копію безпосередньо в суді.

Особливу увагу слід звернути на випадки, коли рішення про розлучення було винесено давно. Якщо зразок підпису судді або відбиток печатки суду відсутні в Електронному реєстрі апостилів, Міністерство юстиції надсилає запит до відповідного суду для підтвердження автентичності. Це може збільшити термін проставлення апостиля до 20 робочих днів.

Для клієнтів, які перебувають за кордоном та не мають можливості особисто займатися апостилюванням, я надаю повний юридичний супровід цієї процедури. Це включає отримання належним чином оформленого рішення суду, підготовку всіх необхідних документів, подачу до Міністерства юстиції та отримання готового апостиля.

Заочне рішення про розлучення має свої особливості при апостилюванні. Якщо розлучення відбувалося без присутності одного з подружжя, важливо мати докази належного повідомлення відсутньої сторони про судовий процес. У деяких випадках іноземні органи можуть вимагати додаткові документи, що підтверджують законність заочного рішення.

Апостиль на документи ДРАЦС

Свідоцтва та інші документи, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, підлягають апостилюванню в Міністерстві юстиції України. Це найбільш затребувана категорія документів для легалізації, оскільки саме свідоцтва про народження, шлюб та розлучення найчастіше вимагаються іноземними установами.

Апостиль на свідоцтво про народження необхідний для підтвердження особи та громадянства за кордоном. Цей документ вимагається при оформленні візи, посвідки на проживання, громадянства, а також при вступі до навчальних закладів.

Апостиль на свідоцтво про шлюб потрібен для підтвердження сімейного стану, оформлення візи для подружжя, возз’єднання сім’ї, отримання соціальних виплат та пільг за кордоном.

Апостиль на свідоцтво про розірвання шлюбу засвідчує факт припинення попереднього шлюбу, що є обов’язковою умовою для реєстрації нового шлюбу в більшості країн світу.

При апостилюванні документів ДРАЦС слід враховувати такі важливі моменти:

1. Документ має бути нового зразка. Свідоцтва, видані до 2003 року або за часів СРСР, потребують попереднього отримання дубліката сучасного зразка.
2. Документ не повинен бути заламінований. Ламіновані свідоцтва не приймаються для апостилювання.
3. На документі не повинно бути виправлень, дописів або пошкоджень.
4. Інформація в документі має відповідати даним у Державному реєстрі актів цивільного стану. Якщо є розбіжності, спочатку потрібно виправити помилки в реєстрі.

Я допоможу вам отримати дублікат свідоцтва, якщо оригінал втрачено, пошкоджено або не відповідає вимогам для апостилювання. Ця послуга особливо актуальна для клієнтів, які перебувають за кордоном і не мають можливості особисто звернутися до органів ДРАЦС.

Хто ставить апостиль в Україні

В Україні апостиль проставляють три уповноважені органи, кожен з яких відповідає за певну категорію документів:

Міністерство юстиції України проставляє апостиль на документах органів ДРАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть), судових документах (рішення, ухвали, постанови судів), нотаріальних документах (довіреності, заяви, договори), архівних документах та виписках з реєстрів.

Міністерство освіти і науки України проставляє апостиль на атестатах про середню освіту, дипломах про вищу освіту, додатках до дипломів та атестатів, сертифікатах про присвоєння наукових ступенів та вчених звань.

Міністерство закордонних справ України проставляє апостиль на документах, що не належать до компетенції Мін’юсту та МОН, медичних довідках, довідках з місця роботи та інших офіційних документах державних органів.

Подати документи на апостилювання можна особисто у відповідному міністерстві або через регіональні представництва. Для громадян, які перебувають за кордоном, передбачена можливість надсилання документів поштою або через уповноваженого представника.

Терміни проставлення апостиля

Строки апостилювання документів залежать від міністерства, типу документа та наявності всієї необхідної інформації в реєстрах.

Міністерство юстиції: стандартний термін — 2-5 робочих днів; терміновий — 1 робочий день; при необхідності запиту до суду або ДРАЦС — до 20 робочих днів.

Міністерство освіти і науки: документи нового зразка — до 10 робочих днів; документи старого зразка (до 2004 року) — 20-40 робочих днів; терміновий — 1-2 робочих дні.

Міністерство закордонних справ: стандартний термін — до 5 робочих днів; при необхідності додаткової перевірки — до 20 робочих днів.

Термін може бути збільшено, якщо в Електронному реєстрі апостилів відсутній зразок підпису посадової особи або відбиток печатки установи, яка видала документ. У такому випадку міністерство надсилає запит до відповідного органу для підтвердження автентичності, що займає додатковий час.

Замовляючи послугу апостилювання у мене, ви отримуєте чіткі терміни виконання та повний контроль процесу на кожному етапі.

Гаазька конвенція та країни-учасниці

Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, була прийнята в Гаазі 5 жовтня 1961 року. Її основна мета — спростити процедуру визнання офіційних документів між державами-учасницями шляхом заміни складної консульської легалізації на єдиний уніфікований штамп — апостиль.

Станом на 2026 рік до Гаазької конвенції приєдналися понад 125 держав, включаючи всі країни Європейського Союзу, США, Канаду, Австралію, Японію та більшість країн Латинської Америки.

Серед країн-учасниць Гаазької конвенції: усі держави ЄС (Німеччина, Франція, Італія, Іспанія, Польща, Нідерланди тощо), Велика Британія, США, Канада, Австралія, Японія, Південна Корея, Ізраїль, Туреччина, Бразилія, Аргентина, Мексика та інші країни Латинської Америки, ПАР, Індія.

Важливо: Україна висловила заперечення щодо приєднання Косово до Гаазької конвенції, тому апостиль на документах для використання на території Косово не проставляється.

Існують також країни, з якими Україна уклала двосторонні договори про правову допомогу, що передбачають взаємне визнання документів без апостиля. До таких країн належать Молдова, Грузія, країни Балтії (з певними застереженнями) та деякі інші держави. Однак на практиці рекомендується уточнювати вимоги безпосередньо в установі, куди подаватимуться документи.

Подвійний апостиль

Ряд країн для визнання іноземних документів вимагають так званий подвійний апостиль. Це означає, що апостиль проставляється не лише на оригіналі документа, але й на його нотаріально засвідченому перекладі.

Країни, які вимагають подвійний апостиль: Італія, Іспанія, Франція, Португалія, Бельгія, Нідерланди, Швейцарія, Австрія, Великобританія, Ізраїль, Греція, Данія, Норвегія, Швеція, Фінляндія, Австралія, Японія.

Процедура отримання подвійного апостиля складається з таких етапів:

• Проставлення апостиля на оригіналі документа у відповідному міністерстві
• Виконання нотаріально засвідченого перекладу документа з апостилем
• Проставлення другого апостиля на перекладі в Міністерстві юстиції України

Таким чином, ви отримуєте комплект документів: оригінал з апостилем та переклад з окремим апостилем. Цей комплект повністю готовий для використання в країні призначення без додаткових процедур легалізації.

Я надаю повний супровід процедури подвійного апостилювання, включаючи організацію якісного перекладу на потрібну мову та нотаріальне засвідчення.

Апостиль та консульська легалізація — у чому різниця

Апостиль та консульська легалізація — це два різні способи підтвердження справжності документів для їх використання за кордоном. Вибір способу залежить від країни призначення документа.

Апостиль застосовується для країн, що приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року. Це спрощена одноетапна процедура, яка займає значно менше часу та коштує дешевше.

Консульська легалізація необхідна для країн, які не є учасницями Гаазької конвенції. Це багатоетапний процес, який передбачає засвідчення документа в органі, що його видав, засвідчення в Міністерстві закордонних справ України, та засвідчення в посольстві або консульстві країни призначення.

Країни, для яких потрібна консульська легалізація: Китай (крім Гонконгу та Макао), Об’єднані Арабські Емірати, Саудівська Аравія, Катар, Кувейт, Єгипет, В’єтнам, Іран, Ірак.

Консульська легалізація займає значно більше часу (від кількох тижнів до кількох місяців) і коштує суттєво дорожче, ніж апостилювання. Тому перед підготовкою документів важливо точно з’ясувати, яка процедура легалізації вимагається у вашому конкретному випадку.

Як отримати апостиль, перебуваючи за кордоном

Багато українців, які тимчасово або постійно проживають за кордоном, стикаються з необхідністю апостилювання українських документів. Особисто приїхати в Україну для цього не завжди можливо, тому існують альтернативні способи вирішення цього питання.

Надсилання документів поштою. Громадяни України, які перебувають за кордоном, мають право надіслати документи на апостилювання поштою безпосередньо до відповідного міністерства. Однак цей спосіб має певні ризики: документи можуть загубитися під час пересилання, а процес займе значно більше часу.

Через уповноваженого представника. Оптимальним рішенням є звернення до адвоката або іншої довіреної особи в Україні, яка візьме на себе весь процес апостилювання. Для цього не потрібна нотаріальна довіреність — достатньо надати оригінали документів та копію паспорта.

Я надаю повний юридичний супровід апостилювання для клієнтів, які перебувають за кордоном. Послуга включає консультацію щодо необхідних документів та процедури, отримання дублікатів свідоцтв (якщо оригінали відсутні), отримання копії судового рішення з підписом судді, подачу документів до відповідного міністерства, контроль термінів та статусу виконання, отримання готових документів з апостилем та надсилання документів за кордон кур’єрською службою.

Ви можете знаходитися в будь-якій країні світу — всі питання вирішуються дистанційно через електронну пошту, месенджери або відеозв’язок.

Документи, на які апостиль не ставиться

Апостилювання можливе не для всіх документів. Існує перелік документів, на які апостиль не може бути проставлено:

• паспорти та інші документи, що посвідчують особу
• трудові книжки
• військові квитки
• посвідчення водія
• технічні паспорти на транспортні засоби
• документи, що мають характер прямої комерційної або митної операції
• документи з окупованих територій України

Для таких документів апостиль може бути проставлено на їх нотаріально засвідчених копіях. Наприклад, якщо вам потрібен апостиль на паспорт для підтвердження особи за кордоном, спочатку нотаріус засвідчує копію паспорта, а потім на цю нотаріальну копію проставляється апостиль у Міністерстві юстиції.

Також не підлягають апостилюванню документи, видані органами, що знаходяться на тимчасово окупованих територіях України (АР Крим, окремі райони Донецької та Луганської областей). Для легалізації таких документів необхідно спочатку отримати їх дублікати на підконтрольній Україні території.

Як перевірити справжність апостиля

Після проставлення апостиля ви можете перевірити його справжність онлайн. Міністерство юстиції України веде Електронний реєстр апостилів, доступ до якого є відкритим.

Для перевірки необхідно:

• Перейти на офіційний сайт Міністерства юстиції України
• Знайти розділ «Електронний реєстр апостилів»
• Ввести номер апостиля та дату його проставлення
• Отримати інформацію про документ, на який проставлено апостиль

Ця функція корисна як для власників документів, так і для іноземних установ, які приймають апостильовані документи з України. Можливість онлайн-перевірки значно зменшує ризик прийняття підроблених документів.

Поширені помилки при апостилюванні

На основі багаторічного досвіду роботи з апостилюванням документів, хочу попередити вас про найпоширеніші помилки, яких припускаються клієнти:

1. Подача ламінованого документа. Свідоцтва, покриті захисною плівкою, не приймаються для апостилювання. Якщо ваш документ заламіновано, потрібно спочатку отримати дублікат.

2. Подача документа старого зразка без попередньої заміни. Свідоцтва радянського зразка або документи, видані до 2003 року, часто потребують попереднього отримання дубліката сучасного зразка.

3. Невідповідність даних у документі та реєстрі. Якщо інформація в свідоцтві не співпадає з даними в Державному реєстрі актів цивільного стану, у проставленні апостиля буде відмовлено. Спочатку потрібно виправити помилки в реєстрі.

4. Спроба апостилювати електронне рішення суду. Апостиль проставляється тільки на паперовому документі з оригінальним підписом судді та гербовою печаткою суду.

5. Незнання вимог країни призначення. Різні країни мають різні вимоги до легалізації документів. Деякі вимагають подвійний апостиль, інші — консульську легалізацію.

6. Несвоєчасне планування. Процедура апостилювання займає час, особливо якщо потрібні додаткові документи або запити до органів. Рекомендую починати процес заздалегідь.

Звернувшись до мене за послугою апостилювання, ви уникнете цих помилок та отримаєте документи, повністю готові для використання за кордоном.